Arşiv Yönetim Sistemi

AxionBlade® Archive Fiziksel Arşiv Yönetim Sistemi

Klasik depo yönetim sistemlerinden farklı olarak sadece fiziksel arşiv depolarına özgü çalışma mantığı ile geliştirilmiştir. Bu nedenle sahip olduğu yetenekleri sayesinde fiziksel arşiv depolama hizmeti veren firmaların tüm ihtiyaçlarını karşılayacak dizeydedir. Operasyonel olarak ele alacak olursak, evrakların herbirinin barkod etiketleri ile kimliklendirilmesi, barkod etiketli olan klasörlere ve bu klasörlerinde yine kimliklendirilmiş olan kutulara yerleştirilmesi yapılması gereken ilk çalışmadır. Barkod etiketleri ile kimliklendirilen evraklar, klasörler ve kutular sistem içerisinde adres tanımları yapılmış olan lokasyonlara yerleştirilirler.AxionBlade® Archive Fiziksel Arşiv Yönetim Sistemi'nin sahip olduğu web sipariş modülü sayesinde müşterileriniz internet üzerinden evrak talebinde bulunabilir ya da evraklarının taranarak dijital olarak kendilerine gönderilmesini isteyebilirler.

Uygulama içerisinde bulunan el terminali ile teslim işlemi sayesinde, kutu ve evrak teslimlerinizi müşterilerinizin ofislerinde fiziksel olarak sistem kontrolü ile gerçekleştirebilirsiniz. Teslim edilen arşiv için onay almanız gerekli ise tesim alan kişinin imzasını el terminali ekranında alabilir ve imzayı sisteme online olarak aktarabilirsiniz. Böylece evrakların imzalı olarak kontrolü sağlanmış olacaktır.

 Bu noktadan sonra sistem gelen siparişlere istinaden otomatik olarak sahada bulunan operatörlere iş emirleri dağıtır. Operatörler el terminalleri üzerinde kendilerine yönlendirilen iş emirlerini yerine getirmek için sistemin göstermiş olduğu lokasyona giderek ilgili kutu içerisinden ilgili evrağı alır ve siparişte belirtilen işlemi gerçekleştirirler. Siparişte talep edilen operasyon evrağın bizzat müşteriye teslimi ise depo operatörü evrağı sevk edecek olan operatöre teslim eder. Sevkiyat operatörü evrağı müşteriye teslim ettiği anda el terminali ile teslim alan kişiden dijital olarak imza kaydı alır ve işletmeye döndüğünde bu imza kaydını sistemdeki ilgili siparişe aktarır. Böylece sistem üzerinde ilgili evrağın şuanda nerede olduğu ve kim tarafından teslim alındığı bilgisi, teslim alan kişinin imzası ile tutulur.

  • Arşiv Deponuzu en efektif şekilde kullanmanıza olanak sağlar.
  • Depo içerisinde kalsör ya da kutu aramaya son verir, hataları ortadan kaldırır.
  • Tüm süreçlerinizi hızlandırır, size daha fazla zaman ve raf alanı kazandırır.
  • Tüm işlemlerinizi kayıt altına alır ve geriye dönük tam izlenebilirlik sağlar.
  • Zengin rapor seçenekleri ile ileriyi görmenize yardımcı olur.
  • Müşteri bazlı faturalamalarda raporlar hazırlayarak sizlere kolaylık sağlar.

AxionBlade® Archive Fiziksel Arşiv Yönetim Sistemi, sahip olduğu zengin raporlama seçenekleri sayesinde dönem sonlarında ya da anlık olarak ihtiyaç duyduğunuz tüm raporları performans sıkıntısı yaşamadan ve sizleri bekletmeden oluşturmaktadır. Kutu bazında arşivler, sevkiyat, sipariş karşılama, klasör raporları, teslimatlar vb. gibi birçok seçeneğin yanında AxionBlade® Archive Fiziksel Arşiv Yönetim Sistemi içerisinde kendi raporlarınızı oluşturabileceğiniz özel sorgu oluşturma ekranı bulunmaktadır. Sistem içerisindeki tüm rapor ve listeleri 8 ayrı formatta dışarıya aktarabilir ya da mail atabilirsiniz.

AxionBlade® Archive Fiziksel Arşiv Yönetim Sistemi, depolanan ve çeşitli operasyonlara tabi tutulan evrakların tüm geçmişlerini sizin için listeler ve istenildiği durumda müşterinize hizmet faturası kesebilmeniz için yapmış olduğunuz tüm hizmetlere ait bedelleri raporlar.

 AxionBlade® Archive Fiziksel Arşiv Yönetim Sistemi, deponuzda bulunan kutu, klasör, evrak vb. tamamını barkod ya da FRID etiketleri yardımı ile takip etmenizi sağlamaktadır. Proje başlangıcında tüm envanterin ve lokasyonlarınızın sayılması ve etiketlendirilmesi gerekmektedir. Bu süreçte sizlere danışmanlık hizmeti de vermekteyiz.

AxionBlade® Archive Fiziksel Arşiv Yönetim Sistemi, hali hazırda piyasada bulunan birçok ERP ya da Muhasebe sistemi ile entegre çalışmaktadır. Sisemin genel faydalarından bazıları aşağıda listenlenmiştir.

  • Depo içerisinde bulunan kutu ve evraklara ait detaylı bilgiye kolayca ulaşabilirsiniz,
  • Yapmış olduğunuz her hizmet için bir fiyat belirleyerek müşteri bazında fatura oluşturmanızda yardımcı olacak toplam hizmet fiyatlarına ulaşabilirsiniz,
  • Her envanterin üzerinde bulunan barkod etiketleri sayesinde kontrollü ve hatasız işlem yapmanızı sağlayacaktır,
  • Arşiv teslimatlarında el terminali ile müşterinin kapısında teslim işlemi gerçekleştirebilirsiniz,
  • Sistemde yapılan tüm operasyonlara ait log’lar tutulduğundan arşivlere ilişkin tarihçe ve izlenebilirlik raporları alabilirsiniz,
  • Sistem içerisinde evrak ya kutunuzun kaybolması olanaksızdır. Yapılan tüm hareketler izlenebilmekte ve raporlanabilmektedir,
  • Müşterileriniz ile yapılan sözleşmelerin bitiş süreleri yaklaştığında sistem sizi uyaracaktır böylece vakit ve para kaybınızı önlemiş olacaksınız,
  • AxionBlade® Archive Fiziksel Arşiv Yönetim Sistemi el terminali kullanıcı ekranları kısa bir eğitim ile kullanılacak, yüksek eğitim seviyesi gerektirmeyen ve hata yapmaya izin vermeyecek ve anlaşılablir uyarılar içerecek şekilde tasarlanmıştır.
  • Müşterileriniz kendisine ait olan arşiv envanterini internet üzerinden görebilecek ve bu arşivler ile ilgili istek açabilecektir. Açılan istekler otomatik olarak sistemde görüntülenecek ve operasyonlarınız hız kazanacaktır,

 

AxionBlade® Archive

Sistem Özellikleri

Başarı Hikayeleri

  • Datasafe Türkiye
  • ReissWolf Türkiye

Tanıtım Dokümanı

Aşağıdaki link yardımı ile ürünün tanıtım dokümanını indirebilirsiniz.

Dokümanı indir

Sunum Dokümanı

Aşağıdaki link yardımı ile ürünün sunum dokümanını indirebilirsiniz.

Dokümanı indir